نظام آراستگی محیط کار (5S) در انبار

نظام آراستگی محیط کار (5S) در انبار

در دنیای امروز انبار و خدمات انبارداری و آراستگی در انبار نقش غیر قابل انکاری سازمان ها و صنایع مختلف ایفا می نماید. نیاز سهولت دسترسی به بخشهای مختلف کالاها و خدمات و سازماندهی نمودن سیستم های نگهداری کالاها ایجاد بخشی به نام انبار را ضروری نموده است. به این ترتیب می توان انبار را ساختمان یا محوطه ای که از یک چیدمان منظم تجهیزات انبار داری تشکیل شده است برای نگهداری انواع کالاهای بازرگانی، صنعتی و… تعریف کرد. در این نوشته به کاربرد نظام آراستگی محیط کار(5S) در انبار می پردازیم.

5S خلاصه عبارات Seiri (ساماندهی), Seition (نظم و ترتیب), Seiso (پاکیزه سازی) , Seiketsu (استانداردسازی) و Shitsuke (انضباط)  می باشد. 5S نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث , کاهش وقفه کاری , کنترل عملیات انبارداری و افزایش بهره وری در محیط کار عنوان نمود. بطور کلی هدف نهایی 5S پیشگیری از اتلاف است. 

 به منظور آشنایی مختصر  با این روش هر یک از این اصول به اختصار معرفی و کاربرد آنها در انبار بیان می گردد.

۱) ساماندهی ( Seiri )

ساماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه 5S ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری , اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیر ضروری هاست. نمونه هایی از اجرای این S  در انبار را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید ( جمع آوری و بایگانی مناسب روزنامه ها و صورتجلسات …).
• رفع عیوب و خرابیها ( تعمیر ملزومات اداری , تجهیزات فنی و وسایل مورد استفاده…).
• مبارزه با علل آلودگیها ( استفاده از دستگاههای تهویه مطبوع , ممنوع کردن کشیدن سیگار در محل کار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتی از ذخیره آب…).
• بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی ( بسته بندی مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگیر در پنجره ها و درپوش برای فاضلابها…).
• تمیز کردن محل کار ( شستشوی مرتب سرویس های بهداشتی با مواد ضدعفونی کننده , نظافت در انبار , جمع آوری ملزومات مستعمل…).
• جلوگیری از آلودگیهای کف انبار (نظافت منظم انبارها ,، مشبک نمودن جایگاههایی که آلوده کننده هستند…).
• حذف آلودگیهای گرد و غبار در انبار ( استفاده از تهویه مطلوب در انبار، استغاده از فیلترهای صافی هوا…).
• ساماندهی انبارها ( استفاده از سیستمهای نوین انبارداری…).

2) نظم و ترتیب ( Seito )

نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز , بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار , در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل مورد نیاز را دقیقاً شناسایی کرده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نماییم. نمونه هایی از اجرای این S در انبار را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم , در محل کار قرارداده یا در محل های از پیش تعیین شده نگهداری نمائیم . ( استقرار لیفتراک ها و سایر تجهیزات در محل های مشخص در انبار , تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری مناسب…)
• اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم , در جایی دور از دسترس قرار دهیم. (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد…)
• اشیایی را که استفاده نمی کنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زائد…).
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود , استقرار ابزار آلات و تجهیزات در جای مناسب در انبار پس از استفاده…).
• آوردن و بازگرداندن هر چیز در انبار در حداقل زمان (قانون 30 ثانیه) و سهولت دسترسی به تجهیزات در انبار.
• علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء ( نشانه ها و علائم مربوط)
• نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب انبار…).
• طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن , طراحی زیبا و خوانا بودن..).
• استقرار کارکردی مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشی به قطعات و تجهیزات و ملزومات در اختیار .(جدا نمودن قطعات معیوب از بقیه در انبارها , چیدن قطعاتها در پالتهای انبار مطابق با اصول انبارداری , استفاده از سیستم FIFO)

نکته: FIFO مخفف First in First Out به معنای اولین خروجی ، اولین ورودی است. زمانیکه محصولاتی مشابه طی سلسله مراتبی مشخص و با فواصل زمانی معینی وارد انبار می‌شوند ، اولین محصولاتی هستند که فروخته شده یا خارج می‌شوند.

3) پاکیزه سازی (Seiso)

در دیدگاه 5S پاکیزه سازی عبارت از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی است. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تاکید در این بخش از نظام 5S قرار دارد. برخی از لوازم , تجهیزات و مکانها , لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند , بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست , بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. نمونه هایی از اجرای این S در آراستگی در انبار را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• آسان سازی و پاکیزه سازی و بازبینی ( بازرسی و بازدید مسئولین از مجموعه تحت پوشش خود …).
• مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار ( حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل …).
• انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر جهت رفع مشکلات جزئی
• پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است ( زیر میزها , گوشه های انبار , زیر ملزومات اداری و تجهیزات …).
• فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای تمیز کردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی  واحد های مختلف انبار و تعیین واحد نمونه در انبار و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار… ).

4) استانداردسازی ( Seiketus )

استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سه S قبلی (ساماندهی ، نظم و ترتیب ، پاکیزگی). تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت , محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S  در انبار را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• استفاده از علائم و نشانه ها در آراستگی در انبار .
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص ( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ).
• علائم نشان دهنده جهت و راهنما ( جهت حرکت خودروها در محوطه انبار و استفاده از تابلوی راهنمای واحدهای طبقات در معابر ورودی ساختمانها… ).
• برچسبهای نشان دهنده قطعات اصلی ( استفاده از برچسبهای ویژه شرکت از قبیل هولوگرام , بارکد و … ).
• رنگهای هشدار دهنده.
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و سیستم اطفای حریق … ).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از ابزار آلات و تجهیزات ویژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسب های نشان دهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها … ).
• استقرار اشیاء به نحوی که بتوان از آنها سریعاً استفاده نمود و آنها را کنترل کرد.

5) انضباط و فرهنگ سازی ( Shitsuke )

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه , آغاز نمود. همچنین این تمرین ها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام درست یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید و به این نکته تاکید شود که : انضباط اصلی جدایی ناپذیر از ایمنی صنعتی است. نمونه هایی از اجرای این S در آراستگی در انبار را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط … ).
• تمرین وقت شناسی ( آموزش , استفاده بهینه از زمان , بخصوص در بخش نگهداری قطعات و کالا در انبار و برقراری جلسات … ).
• پوشیدن کفش ایمنی.
• تمرین اقدامات ضروری ( استفاده از تجهیزات ایمنی … ).
• توجه به زیبایی ها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در انبار مطابق با استاندارد شرکت … ).
• نگرش مدیریت به فضاهای عمومی ( ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار… )

برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.