چگونه محیط کار خود را ساماندهی کنیم؟

ساماندهی محیط کار

چگونه محیط کار خود را ساماندهی کنیم؟

همان‌طور که می‌دانیم اولين مرحله از نظام آراستگی محیط کار، Seiri يا ساماندهي است .

برای ساماندهی محیط کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

گام اول :

به اتفاق همکاران ، نگاهی به اطراف محیط کاری خود بیندازید و اقلامی را که برای کار شما غیرضروری است، بیابید.

گام دوم :

 مدیریت تفکیک و جداسازی(معیارهای ساماندهي)را به کار ببندید.

 خلاصه‌ای از این معیار ها در جدول زیر آمده است:

گام سوم:

به اطراف محیط کاری خود نگاهی بیاندازید و عمل زدن برچسب قرمز را انجام دهید.

Red Tag  چيست ؟

براي ساماندهی محیط کار از برچسب قرمز يا  Red Tag  استفاده  مي‌كنند . يعني روي كليه وسايل  غيرضروري برچسب قرمز مي‌چسبانند. با گذشت زمان، اگر وسیله‌ای مورد نياز قرار بگيرد برچسب آنرا برمي‌دارند . پس از مدتي هر چيزي كه برچسب قرمز روي آن باشد ، بايد از محيط دور شود.

گام چهارم :

روش اجرایی از دور خارج کردن را مشخص کنید :

  • همیشه گوشه و كنارهای محیط کاری خود را بررسی کنید.
  • مشخص کنید که چه کسی مسئولیت تأیید را به عهده دارد.
  • اگر شیئی یا مدرکی قابل استفاده است ، آن را به واحد یا بخش دیگری انتقال دهید.
  • مشخص کنید که اقلام مازاد بر نیاز مواد و منابع را به چه مکانی باید باز گرداند.
  • اقلام مازاد و غیر قابل استفاده را دور بریزید یا به خارج از سازمان بفروشید.

آیا می دانید يک ميز کار آشفته مساوي است با:

  • پائين بودن بهره وري
  • از دست دادن فرصتها و مهلت هاي انجام کار
  • جستجوي ديوانه وار براي اطلاعات گم شده
  • ساعتهاي طولاني کار
  • افزايش اضطراب و پريشاني
  • از دست دادن روحيه
  • حواس پرتي هاي ناخواسته
  • مشکلات غيره منتظره

نكته بسيار مهمي كه بايد اشاره كرد اين است كه در پاره اي از موارد يك شيء ، غير ضروری و زائد نيست ، بلكه به دلايل ديگر و به ويژه كمبود فضا ، زائد و مزاحم به نظر مي رسد.

مثالي در اين مورد، موضوع را روشن مي كند. فرض كنيم دفتر كار يك كارشناس يا مسئول از نظر مساحت و ابعاد بسيار تنگ تر ازآن است كه بتواند پاسخگوي فعاليت راحت و بدون تضييع وقت وي گردد. اين مشكل وقتي حدّت مي‌يابد كه وي به اقتضاء كارش ، روزانه تعدادي مراجعه كننده داشته باشد.

در اين حالت در محل كار وي تعدادي وسائل و اشياء  ، نظير مبل يا صندلي براي مراجعان و مشتريان مستقر گرديده است كه جا را براي ساير وسائل ضروري وي از جمله كمدها ، كشوها ، قفسه ها ، پرونده ها ، مكاتبات و كارهاي روزانه و غيره تنگ كرده است.  ولي ، نظربه اينكه به دليل تنگي جا قفسه هاي كافي در دسترس ندارد به ناگزير تعداد زيادي از پرونده ها و نامه ها برروي ميز كارش انباشته مي شود كه مسلما در پيدا كردن و دسترسي به هر كدام در موقع لزوم و بويژه در حضور مراجعين وقت بسياري را از دست مي دهد .

اين امر افزون بر اتلاف وقت مراجعه كننده و متصدي و پريشاني فكر خود ، اثر بسيار نامطلوبي بر ذهن مراجعه كننده مي نهد . در اين مثال مسئله زائد بودن به معناي واقعي آن مطرح نيست ، بلكه زائد بودن به علت كمبود فضا است و مي توان بعنوان مثال بجاي چهار ،‌پنج صندلي از دو يا سه صندلي استفاده كرد و فقط در مواقع لزوم به آنها بطور موقت افزود . ولي مسئله قفسه ها و پرونده ها چه خواهد شد ؟ در اينجاست كه بهره وري مكان در ساماندهی محیط کار يعني حداكثر استفاده از فضاي معين و محدود مطرح مي شود :

اول –

از چند قفسه يا كشو مي توان كاست ؟ در بسياري از موارد تعدادي از آنها با بهبود سيستم بايگاني ضرورت وجوديشان را از دست مي دهند.

دوم –

مي توان قفسه ها را بجاي استقرار بر كف زمين بر روي قسمتهاي فوقاني ديوارها نصب كرد.

سوم –

مي توان ميزهايي سفارش داد كه داراي كشوهايي مناسب جهت قرار دادن  پرونده ها و كلاسورها باشد.

چهارم –

مي توان با سليقه هاي خاص از صندلي هاي تاشو استفاده كرده و در موارد غير ضروري آنها را در قسمتي از زير يا كنار ميز قرار داد .

موارد ياد شده بالا ، صرفا جنبه ذكر مثال را دارند و گرنه مي توان با بررسي هاي محيطي به بسياري از ايده ها و پيشنهاد هاي اصلاحي در اين زمينه دست يافت .

به هر حال كاربرد ساماندهی محیط کار – موضوع مديريت اولويتها – است. در اين مديريت بر خلاف ضرب المثل معروف فارسي (كه البته منطق و دلايل خاص خود را دارد و اكثرا فارغ از محدوديتهاي مكاني و زماني است) كه مي‌گويد : هر چه كه خوار آيد روزي به كار آيد. اصل بر رها كردن خويش از غيرضروري‌هاست،‌ زيرا زيان نگه‌داشتن آنها به مراتب بيشتر از فوايد احتمالي‌شان است .

 

برگرفته از کتاب نظام آراستگی محیط کار به زبان ساده نوشته مهندس ناصر طاعتی

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *