ساماندهی محیط کار

چگونه محیط کار خود را ساماندهی کنیم؟

همان‌طور که می‌دانیم اولین مرحله از نظام آراستگی محیط کار، Seiri یا ساماندهی است .

برای ساماندهی محیط کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

گام اول :

به اتفاق همکاران ، نگاهی به اطراف محیط کاری خود بیندازید و اقلامی را که برای کار شما غیرضروری است، بیابید.

گام دوم :

 مدیریت تفکیک و جداسازی(معیارهای ساماندهی)را به کار ببندید.

 خلاصه‌ای از این معیار ها در جدول زیر آمده است:

گام سوم:

به اطراف محیط کاری خود نگاهی بیاندازید و عمل زدن برچسب قرمز را انجام دهید.

Red Tag  چیست ؟

برای ساماندهی محیط کار از برچسب قرمز یا  Red Tag  استفاده  می‌کنند . یعنی روی کلیه وسایل  غیرضروری برچسب قرمز می‌چسبانند. با گذشت زمان، اگر وسیله‌ای مورد نیاز قرار بگیرد برچسب آنرا برمی‌دارند . پس از مدتی هر چیزی که برچسب قرمز روی آن باشد ، باید از محیط دور شود.

گام چهارم :

روش اجرایی از دور خارج کردن را مشخص کنید :

  • همیشه گوشه و کنارهای محیط کاری خود را بررسی کنید.
  • مشخص کنید که چه کسی مسئولیت تأیید را به عهده دارد.
  • اگر شیئی یا مدرکی قابل استفاده است ، آن را به واحد یا بخش دیگری انتقال دهید.
  • مشخص کنید که اقلام مازاد بر نیاز مواد و منابع را به چه مکانی باید باز گرداند.
  • اقلام مازاد و غیر قابل استفاده را دور بریزید یا به خارج از سازمان بفروشید.

آیا می دانید یک میز کار آشفته مساوی است با:

  • پائین بودن بهره وری
  • از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار
  • جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده
  • ساعتهای طولانی کار
  • افزایش اضطراب و پریشانی
  • از دست دادن روحیه
  • حواس پرتی های ناخواسته
  • مشکلات غیره منتظره

نکته بسیار مهمی که باید اشاره کرد این است که در پاره ای از موارد یک شیء ، غیر ضروری و زائد نیست ، بلکه به دلایل دیگر و به ویژه کمبود فضا ، زائد و مزاحم به نظر می رسد.

مثالی در این مورد، موضوع را روشن می کند. فرض کنیم دفتر کار یک کارشناس یا مسئول از نظر مساحت و ابعاد بسیار تنگ تر ازآن است که بتواند پاسخگوی فعالیت راحت و بدون تضییع وقت وی گردد. این مشکل وقتی حدّت می‌یابد که وی به اقتضاء کارش ، روزانه تعدادی مراجعه کننده داشته باشد.

در این حالت در محل کار وی تعدادی وسائل و اشیاء  ، نظیر مبل یا صندلی برای مراجعان و مشتریان مستقر گردیده است که جا را برای سایر وسائل ضروری وی از جمله کمدها ، کشوها ، قفسه ها ، پرونده ها ، مکاتبات و کارهای روزانه و غیره تنگ کرده است.  ولی ، نظربه اینکه به دلیل تنگی جا قفسه های کافی در دسترس ندارد به ناگزیر تعداد زیادی از پرونده ها و نامه ها برروی میز کارش انباشته می شود که مسلما در پیدا کردن و دسترسی به هر کدام در موقع لزوم و بویژه در حضور مراجعین وقت بسیاری را از دست می دهد .

این امر افزون بر اتلاف وقت مراجعه کننده و متصدی و پریشانی فکر خود ، اثر بسیار نامطلوبی بر ذهن مراجعه کننده می نهد . در این مثال مسئله زائد بودن به معنای واقعی آن مطرح نیست ، بلکه زائد بودن به علت کمبود فضا است و می توان بعنوان مثال بجای چهار ،‌پنج صندلی از دو یا سه صندلی استفاده کرد و فقط در مواقع لزوم به آنها بطور موقت افزود . ولی مسئله قفسه ها و پرونده ها چه خواهد شد ؟ در اینجاست که بهره وری مکان در ساماندهی محیط کار یعنی حداکثر استفاده از فضای معین و محدود مطرح می شود :

اول –

از چند قفسه یا کشو می توان کاست ؟ در بسیاری از موارد تعدادی از آنها با بهبود سیستم بایگانی ضرورت وجودیشان را از دست می دهند.

دوم –

می توان قفسه ها را بجای استقرار بر کف زمین بر روی قسمتهای فوقانی دیوارها نصب کرد.

سوم –

می توان میزهایی سفارش داد که دارای کشوهایی مناسب جهت قرار دادن  پرونده ها و کلاسورها باشد.

چهارم –

می توان با سلیقه های خاص از صندلی های تاشو استفاده کرده و در موارد غیر ضروری آنها را در قسمتی از زیر یا کنار میز قرار داد .

موارد یاد شده بالا ، صرفا جنبه ذکر مثال را دارند و گرنه می توان با بررسی های محیطی به بسیاری از ایده ها و پیشنهاد های اصلاحی در این زمینه دست یافت .

به هر حال کاربرد ساماندهی محیط کار – موضوع مدیریت اولویتها – است. در این مدیریت بر خلاف ضرب المثل معروف فارسی (که البته منطق و دلایل خاص خود را دارد و اکثرا فارغ از محدودیتهای مکانی و زمانی است) که می‌گوید : هر چه که خوار آید روزی به کار آید. اصل بر رها کردن خویش از غیرضروری‌هاست،‌ زیرا زیان نگه‌داشتن آنها به مراتب بیشتر از فواید احتمالی‌شان است .

 

برگرفته از کتاب نظام آراستگی محیط کار به زبان ساده نوشته مهندس ناصر طاعتی

 

برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.

امتیازدهی

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.