اولین مرحله نظام آراستگی 5S تفکیک است. در این مرحله سازمان ها باید موارد ضروری را از غیر ضروری و زائد تشخیص بدهند و آنها را تعیین تکلیف کنند.
در این مرحله لازم است هر آنچه غیرضروری و اضافه است از وسایل و ابزارها گرفته تا اسناد و مدارک، جداسازی شده و از محل کار دور شوند.
اولین گام این مرحله را طبقه بندی اشیاء و کارها و دسته بندی آنها براساس اهمیت می دانند. معمولاً در این مراحل فهرستی از وسایل و اقلام تهیه می شود و اولویت و اهمیت هرکدام تعیین و در کنارش نوشته می شود.
همانطور که ذخیره سازی و نگهدای اشیا و اقلام مهم است، دورریختن اشیا و اقلام زائد هم مهم است و مهم تر از آن این است که بدانیم چه چیزی را باید دور بریزیم.
در کنار دور ریختن باید به اشیا و وسایل معیوب هم توجه کرد به همین دلیل است که در نظام آراستگی 5S در کنار تفکیک، تعمیر هم می آید. لازم است سازمان وسایلی که قابل تعمیر هستند را بررسی کرده و آنها تعمیر و بازسازی نماید.
مواردی که کمک می کند این مرحله بهتر به سرانجام برسد بررسی موارد زیر است:
- بررسی قسمت های عقب قفسه ها و کمدها
- گوشه و کنارها
- محل نگهداری قطعات در دست ساخت
- محل نگهداری ابزارها، مته ها، گیره ها، و وسایل اندازه گیری
- مکان نگهداری قطعاتی که انتظار می رود در آینده کاربرد داشته باشند.
- کنار ستون ها و زیر پله ها
- ماشین ها، چهارپایه ها، قفسه ها و چرخ دستی ها
- کف طبقات، روی زمین و پارتیشن ها
- انبار و اتاقک ها
- دیوارها و تابلوهای اعلانات
- فضای آزاد
- قسمت های پنهان سازمان مانند فضای آزاد پشت ساختمان
مسئله مهم اینجاست که این بند و این قسمت مهمترین قسمت اجرای نظام آراستگی 5S است و اگر بخوبی اجرا نشود در مابقی موارد هم سازمان به مشکل برخواهد خورد و از طرفی این اصل باید بصورت مداوم تکرار شود.
از طرفی اجرای این بند خیلی اوقات می تواند سخت باشد، زیاد هستند سازمان هایی که آشفتگی در آنها زیاد است و به همین خاطر کارکنان سازمان یا نمی دانند که از کجا باید شروع کنند یا اینکه اینقدر این تفکیک سخت و طاقت فرساست که همین آلودگی را ترجیح می دهند.
در اجرای این بند نظام آراستگی مدیریت ارشد باید به شدت پیگیر بوده و با برنامه های مداوم و کوتاه به مرور کارکنان را وارد بازی نظام آراستگی کند.
جهت اجرای بند اول، تفکیک، در نظام آراستگی 5S، مراحل زیر به شما کمک می کند.
- تهیه برگه های تعیین وضعیت: این برگه ها به ما کمک می کند در وهله اول اشیا و وسایل را به دسته بندی های مختلف تقسیم کنیم. مثلاً اشیا کاربردی، اشیا زائد، اشیا تعمیراتی و اشیائی که نیازمند تعیین تکلیف هستند و مشخص نیست که دور ریختنی هستند یا ماندنی.
برخی برگه های رنگی تهیه می کنند و برخی دیگر از عنوان هایی مانند، ” مرا دور بریز” “مرا نگه دار” ” مرا تعیر کن” و … استفاده می کنند.
- پس از دسته بندی به سرعت تعیین تکلیف اشیاء را انجام دهید، از خودتان بپرسید اگر این وسیله این جا نباشد چه اتفاقی می افتد و چه مشکلی پیش می آید؟ با این سوال اشیاء و وسایل دورریختنی را سریعاً دور می ریزید.
- با تدوین قوانین، جلوی آشفتگی مجدد را بگیرید، به عنوان مثال در روی میزها، بیشتر از دو گوشی تلفن نباشد، در یک اتاق 12 متری بیش از 4 میز نباشد، زیر شیشه های روی میزها چیزی گذاشته نشود، گلدان شکسته در اتاقی نباشد و …
- در سازمان یا واحد خودتان گشت بزنید و با دقت بررسی کنید که چه وسایلی نیاز به تعمیر یا جابجایی دارند. آیا لامپ سوخته ای در واحد شما موجود است؟ صندلی های شکسته چطور؟ کشو ها، فایل ها، کمد ها و … هرکدام که مشکلی داشتند باید سریعاً تعمیر شوند.
مطمئنا با رعایت همین موارد می توانید بند اول نظام آراستگی 5S را بخوبی اجرا کنید. برای یادگیری بیشتر پیشنهاد می کنیم سری به فروشگاه 5s بزنید. (برای مشاهده فروشگاه اینجا کلیک نمایید.)
برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.
بدون دیدگاه