مدیریت یک کارمند بی‌نظم
مدیریت یک کارمند بی‌نظم یک تجربه دیوانه‌کننده است. چطور می‌توانیم به کارمندی که ذهنش آشفته و برنامه‌هایش قاطی و درهم و برهم است کمک کنیم که رویه‌اش را تغییر دهد؟ چطور به او گوشزد کنیم که حواسش به جلسات، مناسبت‌ها و ایمیل‌ها باشد؟ و آیا اصلا امکانش هست که به کسی که ذاتا تمایل به بی‌نظمی دارد کمک کنیم؟
«الیزابت گریس ساندرز»، نویسنده کتاب «چطور زمان خود را مثل پول سرمایه‌گذاری کنیم» در این باره می‌گوید: «وقتی با یک آدم بی‌نظم سر و کار دارید، مطمئن نیستید آیا قرار است دسته گل به آب بدهد یا کارش را به موقع انجام دهد و همین شما را عصبی می‌کند.» شاید درکش برایتان سخت باشد که چطور بعضی از آدم‌ها به این سبک عادت دارند.
«لیندا هیل»، استاد مدرسه کسب وکار هاروارد معتقد است که هدف شما باید این باشد: توضیح اینکه «تیم به چه چیزهایی نیاز دارد» و «شما به‌عنوان رئیس برای آنکه بازدهی داشته باشید به چه چیزهایی نیاز دارید.» در اینجا چند استراتژی را با هم مرور می‌کنیم.
ابعاد مشکل را بررسی کنید
هیل توصیه می‌کند که علت و تاثیرات بی‌نظمی کارمندتان را بررسی کنید. ابتدا ببینید نشانه‌هایش چیست؟ آیا وقتی به اتاقش می‌روید، کوهی از کاغذ روی هم تلنبار شده؟ از کارهایش عقب است؟ دیر به جلسه‌ها می‌رسد؟ سپس از خودتان بپرسید: «آیا رویکرد این کارمند، صرفا یک تفاوت در سبک کار کردن است یا دارد آسیب می‌زند؟»
هیل می‌گوید: «اگر کارمند شما بی‌نظم، اما در عین حال قابل اعتماد است، لازم نیست اقدامی کنید.» ساندرز هم با او موافق است: «ببینید کدام مسائل قابل مذاکره هستند و از کدام مسائل می‌توانید چشم‌پوشی کنید.»
همدلی کنید 
سپس باید ریشه آن رفتار را پیدا کنید. آیا کارمندتان همیشه این‌جوری بوده؟ یا به‌تازگی این رفتار را از خودش نشان می‌دهد؟ شاید دچار اختلال «کم‌توجهی- بیش‌فعالی» (ADHD) است یا مشکل دیگری دارد که منظم بودن را برایش تبدیل به یک چالش کرده است. حداقل این را به خودتان بقبولانید که نظم یک مهارت است که هر کسی آن را ندارد. شاید منظم بودن برای شما مثل آب خوردن باشد اما برای بعضی‌ها سخت است.
با کارمندتان صحبت کنید
ساندرز می‌گوید اگر گرایش‌های کارمندتان به بازدهی تیم لطمه می‌زند، باید یک چیزی بگویید. به او کمک کنید که پیامدهای بی‌نظمی‌اش را ببیند و درک کند. شاید به خاطر تاخیر او در انجام کارها، شرکت مجبور شود هزینه بدهد. شاید رفتار او در آینده برای بقیه دردسرساز شود. یا در مشتریان ذهنیت بد ایجاد کند. با او درباره راه‌های حل مشکل صحبت کنید.
روش‌های موثر را به اشتراک بگذارید
ساندرز می‌گوید سیستم‌ها و روش‌های خود را برایش توضیح دهید. بگویید که خودتان چطور کارها را پیگیری و به خود یادآوری می‌کنید. این می‌تواند شامل «لیست کارها، بایگانی، نام‌گذاری فایل‌ها و بازنگری پروژه» باشد. شاید برای شما، اینها ساده باشند اما ممکن است او هرگز به این کارها حتی فکر نکرده باشد. ساندرز در ادامه می‌گوید: «اشتراک‌گذاری خوب است اما نباید حالت دستوری پیدا کند. مغز آدم‌ها با هم فرق دارد (از نظر نحوه فکر کردن و یادگیری، واکنش و…) پس باید به آنها فضایی برای مانور بدهید که اگر خواستند کارها را به روش خودشان انجام دهند.»
توصیه‌های کاری ارائه دهید
ساندرز پیشنهاد می‌کند که به جای بازخواست او، از درِ خیرخواهی وارد شوید. بگویید که صلاح او را می‌خواهید. بگویید که اصلاح رفتارش در یک زمینه خاص چقدر به نفعش است. در این صورت او تمایل بیشتری به تغییر رفتار خواهد داشت. هیل می‌گوید: «به او یادآوری کنید که اگر نظم را رعایت کند، ذهنیت دیگران درباره‌اش بهتر خواهد شد.» حتی اگر خودش به این روش عادت دارد و می‌تواند کارش را انجام دهد، شاید بقیه همکارها از هرج و مرج خوششان نیاید.
تقسیم کارها به خرده وظایف
هیل می‌گوید یکی از ویژگی‌های مشترک کارمندان بی‌نظم، ناتوانی در تخصیص زمان است. آنها نمی‌توانند کارها را اولویت‌بندی کنند چون نمی‌دانند از کجا شروع کنند. ساندرز می‌گوید: «اگر کارمند شما هم همین مشکل را دارد، به او کمک کنید که کارها را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کند.»
صبور باشید
و در آخر، این را بدانید که این مشکل یک‌شبه حل نمی‌شود. ساندرز می‌گوید: «خیلی‌ها را دیده‌ام که در این زمینه اصلاح شده‌اند اما این سخت و زمانبر است.» به او بی‌احترامی نکنید، به خصوص اگر می‌بینید دارد تلاش می‌کند. در عوض، تلاش‌هایش را ببینید و موفقیت‌هایش را جشن بگیرید.
برای دانلود دستـورالعمل اجـرای 5S در واحـد تولیـد و جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.
بدون دیدگاه