چگونه محیط کار خود را ساماندهی کنیم؟
همان‌طور که می‌دانیم اولین مرحله از نظام آراستگی محیط کار، Seiri یا ساماندهی است .
برای ساماندهی محیط کار مراحل زیر را انجام می دهیم:
گام اول :
به اتفاق همکاران ، نگاهی به اطراف محیط کاری خود بیندازید و اقلامی را که برای کار شما غیرضروری است، بیابید.
گام دوم :
مدیریت تفکیک و جداسازی(معیارهای ساماندهی)را به کار ببندید.
خلاصه‌ای از این معیار ها در جدول زیر آمده است:
گام سوم:
به اطراف محیط کاری خود نگاهی بیاندازید و عمل زدن برچسب قرمز را انجام دهید.
Red Tag چیست ؟
برای ساماندهی محیط کار از برچسب قرمز یا Red Tag استفاده می‌کنند . یعنی روی کلیه وسایل غیرضروری برچسب قرمز می‌چسبانند. با گذشت زمان، اگر وسیله‌ای مورد نیاز قرار بگیرد برچسب آنرا برمی‌دارند . پس از مدتی هر چیزی که برچسب قرمز روی آن باشد ، باید از محیط دور شود.
گام چهارم :
روش اجرایی از دور خارج کردن را مشخص کنید :
- همیشه گوشه و کنارهای محیط کاری خود را بررسی کنید.
- مشخص کنید که چه کسی مسئولیت تأیید را به عهده دارد.
- اگر شیئی یا مدرکی قابل استفاده است ، آن را به واحد یا بخش دیگری انتقال دهید.
- مشخص کنید که اقلام مازاد بر نیاز مواد و منابع را به چه مکانی باید باز گرداند.
- اقلام مازاد و غیر قابل استفاده را دور بریزید یا به خارج از سازمان بفروشید.
آیا می دانید یک میز کار آشفته مساوی است با:
- پائین بودن بهره وری
- از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار
- جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده
- ساعتهای طولانی کار
- افزایش اضطراب و پریشانی
- از دست دادن روحیه
- حواس پرتی های ناخواسته
- مشکلات غیره منتظره
نکته بسیار مهمی که باید اشاره کرد این است که در پاره ای از موارد یک شیء ، غیر ضروری و زائد نیست ، بلکه به دلایل دیگر و به ویژه کمبود فضا ، زائد و مزاحم به نظر می رسد.
مثالی در این مورد، موضوع را روشن می کند. فرض کنیم دفتر کار یک کارشناس یا مسئول از نظر مساحت و ابعاد بسیار تنگ تر ازآن است که بتواند پاسخگوی فعالیت راحت و بدون تضییع وقت وی گردد. این مشکل وقتی حدّت می‌یابد که وی به اقتضاء کارش ، روزانه تعدادی مراجعه کننده داشته باشد.
در این حالت در محل کار وی تعدادی وسائل و اشیاء ، نظیر مبل یا صندلی برای مراجعان و مشتریان مستقر گردیده است که جا را برای سایر وسائل ضروری وی از جمله کمدها ، کشوها ، قفسه ها ، پرونده ها ، مکاتبات و کارهای روزانه و غیره تنگ کرده است. ولی ، نظربه اینکه به دلیل تنگی جا قفسه های کافی در دسترس ندارد به ناگزیر تعداد زیادی از پرونده ها و نامه ها برروی میز کارش انباشته می شود که مسلما در پیدا کردن و دسترسی به هر کدام در موقع لزوم و بویژه در حضور مراجعین وقت بسیاری را از دست می دهد .
این امر افزون بر اتلاف وقت مراجعه کننده و متصدی و پریشانی فکر خود ، اثر بسیار نامطلوبی بر ذهن مراجعه کننده می نهد . در این مثال مسئله زائد بودن به معنای واقعی آن مطرح نیست ، بلکه زائد بودن به علت کمبود فضا است و می توان بعنوان مثال بجای چهار ،پنج صندلی از دو یا سه صندلی استفاده کرد و فقط در مواقع لزوم به آنها بطور موقت افزود . ولی مسئله قفسه ها و پرونده ها چه خواهد شد ؟ در اینجاست که بهره وری مکان در ساماندهی محیط کار یعنی حداکثر استفاده از فضای معین و محدود مطرح می شود :
اول –
از چند قفسه یا کشو می توان کاست ؟ در بسیاری از موارد تعدادی از آنها با بهبود سیستم بایگانی ضرورت وجودیشان را از دست می دهند.
دوم –
می توان قفسه ها را بجای استقرار بر کف زمین بر روی قسمتهای فوقانی دیوارها نصب کرد.
سوم –
می توان میزهایی سفارش داد که دارای کشوهایی مناسب جهت قرار دادن پرونده ها و کلاسورها باشد.
چهارم –
می توان با سلیقه های خاص از صندلی های تاشو استفاده کرده و در موارد غیر ضروری آنها را در قسمتی از زیر یا کنار میز قرار داد .
موارد یاد شده بالا ، صرفا جنبه ذکر مثال را دارند و گرنه می توان با بررسی های محیطی به بسیاری از ایده ها و پیشنهاد های اصلاحی در این زمینه دست یافت .
به هر حال کاربرد ساماندهی محیط کار – موضوع مدیریت اولویتها – است. در این مدیریت بر خلاف ضرب المثل معروف فارسی (که البته منطق و دلایل خاص خود را دارد و اکثرا فارغ از محدودیتهای مکانی و زمانی است) که می‌گوید : هر چه که خوار آید روزی به کار آید. اصل بر رها کردن خویش از غیرضروری‌هاست، زیرا زیان نگه‌داشتن آنها به مراتب بیشتر از فواید احتمالی‌شان است .
برگرفته از کتاب “نظام آراستگی محیط کار به زبان ساده“ نوشته مهندس ناصر طاعتی
برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.
بدون دیدگاه