S1: ساماندهی (جداسازی ، تفكیك و تعمیر  یا  Seiri )

ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضروری، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه « پنج اس » ، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی‌مطلوب و مناسب‌است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا كردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

–  تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروری ( مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن ، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش ).
– اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زائد ).

S2: نظم و ترتیب (Seiton )

نظم و ترتیب عبارت‌است قرار‌دادن اشیاء در مكانهای مناسب و مرتب به نحوی‌كه بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده‌كرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بكار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. در نظام آراستگی محیط کار هنگامی‌كه هر‌چیز با‌توجه‌به كاركرد و در‌نظر‌گرفتن كیفیت‌و ایمنی‌كار در‌جای‌مناسب و مشخص قرار‌داشته‌باشد، محل‌كار همواره منظم‌و‌مرتب خواهد‌بود.

بدین‌منظور باید همه‌وسایل، اقلام‌و‌فرمهای موردنیاز را‌كه قبلا در‌s1 شناسایی‌نموده و كاركرد هر‌یك از‌آنها را نیز مشخص‌نموده‌ایم را در‌جای‌مناسب قراردهیم. به نحوی كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مكان به بهترین طریق ممكن و امكان دسترسی به آن با حداكثر سرعت (زیر 30 ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  اشیایی را كه غالباً استفاده می كنیم، در محل كار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
–  اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری كه سوابق كاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از كتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن كتابها و جزوات و دستورالعملها)
–   برچسب گذاری و شناسایی كلیه زونكنها، فایلها، قفسه ها ( برچسب گذاری فایلها به نحوی كه نشان دهنده محتویات آن باشد)
–  استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از كازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا كارهای در دست اجرا).
–   آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بایگانی، مرتب كردن اقلام و وسائلی كه روزانه با آن سر و كار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز كار در هنگام ترك محل كار).
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد ( تابلو های مشخص كننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شركت، طراحی جانمایی میز كاری افراد ).
–   نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاكاردهای تبلیغاتی شركت در جاهای مناسب).
–  طراحی اعلانات به نحوی كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن ).

S3: پاكیزه سازی (  Seiso )

پاكیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاكیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاكیزگی محیط كار برای حذف آلودگی مورد تأكید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مكانها لزوماً باید بسیار پاكیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم‌است كه آنها‌را دقیقاً شناسایی‌نموده و بر این‌باور بود كه پاكیزه‌سازی تنها تمیز‌كردن محل‌كار و لوازم موجود در آن‌نیست. بلكه پاكیزه سازی امكان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به‌عبارت‌دیگر پیشگیری‌از كثیفی و پاكیزه‌نگه‌داشتن مداوم محیط، اموال، افراد و حذف و یا كنترل آلودگی. همچنین یادآوری این‌نكته كه محل‌كار خود‌را همانند خانه خود‌بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار (حفظ نظافت و پاكیزگی محیط كار هر یك از پرسنل، پاكیزگی و نظافت البسه پرسنل ).
–   انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات.
–  شناسایی و رفع خرابیهایی كه در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترك ها و غیره بوجود آمده است.
–  شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا كنترل آن.
–   تمیز كردن محل كار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی كننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز كردن هر چیز بلافاصله بعداز كثیف شدن).
–  حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
–  پاكیزه كردن محلهایی كه از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، كشوها و…).

S4: استانداردسازی (   Seiketsu )

استانداردسازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاكیزگی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است. كه با‌ استفاده‌از چك‌لیستهای‌مناسب در نظام آراستگی محیط و استاندارد‌كردن مقررات با استفاده‌از نوآوری و‌خلاقیت، محیط‌كار‌را به‌نحوی استاندارد كنترل‌نماید. بطوریکه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد‌استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
–  بازبینی دوره ای (تشكیل كمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
–   استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشاندهنده جهت و راهنما ).
–   علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار كاركرد بالا ).
–   علایم مربوط به تجهیزات خاموش كننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار كشیدن ممنوع ).
–   تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای كاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).
–    برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و كنترل برای آنها ).
تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
– تشكیل جلسات كمیته راهبری ، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف 5S
–   فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب كردن و تمیز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یك معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شركت و اختصاص یكی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاكیزگی محل كار ).

S5: انضباط ( Shitsuke )

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. در نظام آراستگی محیط کار نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این‌كار را باید از طریق آموزش شیوه‌های درست انجام‌كار به افراد و تمرین‌دادن آنان در این‌زمینه آغاز‌نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تكرار و تمرین انجام یك كار است. مثلاً كاملاً ضروری است كه رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یك عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
– تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
–  توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای كار مناسب در اداره و یا سازمان ).