نظام آراستگی در کارگاه

نظام آراستگی در کارگاه

5S نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. در این نوشته قصد داریم نظام آراستگی در کارگاه را توضیح دهیم.

تعریف جامع 5S

5S (برگفته از پنج اصل ژاپنی که با S شروع می‌شوند) یک تکنیک کاربردی است با استفاده از مشارکت ذهنی و عملی کلیه کارکنان جهت:

• افزایش کیفیت محیط کار
• افزایش بهره وری فرایندها
• کاهش اتلاف ها ( MUDA)

هدف 5S

5S یک برنامه مشارکت سازمانی است جهت:

• افزایش تعداد کارکنان با داشتن گرایشات کایزن
• ایجاد گروههای کاری مؤثر از طریق مشارکت
• توسعه تفکر مدیران و ناظران برای رهبری کاربردی
• اصلاح زیرساختها برای ایجاد تکنولوژیهای پبشرفته کایزن

اصل 1- ساماندهی در کارگاه

ساماندهی، مرتب ساختن اقلام و تجهیزات کارگاه بر اساس قواعد معینی است. ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیرضروری ، اتخاذ تصمیمات قاطع و اجرای مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریهاست.

اولین قدم ، طبقه‌بندی اشیاء و کارها و دسته‌بندی آنها بر اساس اهمیت است. پس از آن لازم‌است با یک تصمیم‌گیری قاطعانه ، اشیاء غیر‌ضروری را از یکدیگر مشخص و جدا کنیم بدین ترتیب بررسی و ریشه‌یابی و تعیین علل اساسی مشکلات ، امکانپذیر خواهد‌شد .

الف : ساماندهی اولیه

1- شناسایی اقلام غیر ضروری

ابزار: چک لیست شناسایی اقلام غیر ضروری و عملیات آکافودا ( استفاده از برگه های قرمز و زرد)

تعریف: اقلام غیر ضروری اقلامی هستند که بیش از یک سال مورد استفاده قرار نگرفته اند و مورد نیاز نیستند.

2-  طبقه بندی اقلام غیر ضروری

ابزار: مدیریت اولویتها

مدیریت اولویتها ، عبارتست از تعیین این که هر چیزی از چه اهمیتی برخورداراست و چند مرتبه استفاده می‌شود. سپس اشیای زاید از لیست کالاهای موجود حذف و دور ریخته می‌شوند . در همین حالا ، اشیای مورد نیاز در کارگاه طوری ذخیره می‌شوند که در هنگام نیاز بتوان در حداقل زمان به آنها دست یافت .

پس در مدیریت اولویتها باید به دو سؤال پاسخ داد .

• • هر چیز چند مرتبه در طول زمان معینی استفاده می‌شود ؟
  • آیا محل معین و مناسبی در کارگاه برای آن وجود دارد تا به سادگی در دسترس قرار گیرد ؟

نحوه اجرا: یک مکان مناسب برای این اقلام در نظر گرفته شده و تمام اقلام به این محوطه انتقال می یابد. واحدهای مختلف از اقلام بازدید کرده و اقلام مورد نیاز خود را شناسایی و لیست می کنند.اقلام باقیمانده مطابق جدول پیوست طبقه بندی و وارهایی می شوند.

3- حذف اقلام غیر‌ضروری

ابزار: استانداردهای حذف

برای خلاصی از دست اشیاء غیر ضروری ، عملیاتی باید صورت گیرد که شامل موارد زیر است :

1-تعیین اهداف و محدوده عملیات (چه مکانهایی ، چه اشیایی و تا چه حد باید تحت پوشش عملیات پاکسازی قرار گیرد؟)

2-کسب آمادگیهای لازم- در این مرحله باید به سؤالات پنج (چ) و یک (ک) پاسخ داد :

• • چه کسی مسئول چه کاری است ؟ چه وقت ؟ چطور ؟ چرا ؟ کجا ؟
  • لازم است تمام جزئیات کار از قبیل چگونگی حمل اشیاء زاید به خارج از کارگاه ، همه مسایل مربوط به ایمنی و غیره مورد بررسی قرار گیرد .

3- آموزش لازم به افراد برای تشخیص غیر ضروری‌ها – افراد باید به نحو مطلوب در رابطه به موارد زیر آموزش ببینند .

• •  بررسی قفسه‌ها و گنجه‌ها خصوصا قسمتهای عقب و بالای آنها.
  •  بررسی گذرگاهها و گوشه و کنارها در کارگاه.
  •  بررسی محل نگهداری لوازم تولید و نگهداری قطعات در دست ساخت . لازم است اصل (هر چه زودتر می‌آید ، زودتر می‌رود) پس از مرحله اول پاکسازی‌، همواره اجرا شود ، تا اشیاء در محوطه پشت ماشینها و زیر چرخهای دستی و غیره جمع نشود .
  •  بررسی محل نگهداری مته‌ها ، ابزارها ، آچار‌، گیره و وسایل اندازه‌گیری. بررسی دقیق، از تجمع بیش از حد این لوازم و یا نگهداری قطعات شکسته آنها جلوگیری می‌کند اشیاء زاید را دور بریزید.
  •  بررسی محل نگهداری قطعاتی که ممکن است در آینده مورد استفاده قرار گیرند. این بررسی نشان خواهد داد بسیاری از اشیاء برای مدتهای زیادی بدون هیچگونه نیازی جمع‌آوری شده و باعث شده‌اند که برای یافتن یک شی ضروری، همه اشیاء به دفعات زیر و رو شوند.
  •  بررسی کنار ستونها زیر پله‌ها.
  •  ماشینهای دستی، چهارپایه‌ها، قوطی‌ها، چرخهای دستی، بلبیرینگ‌ها، سیمهای رابط، سوئیچها، لوله‌هایی که برای روز مبادا ذخیره شده‌اند، معمولا بدون استفاده باقی می‌مانند آنها را دور بریزید.
  •  بررسی کف طبقات، روی زمین‌، پارتیشنها- بسیاری از اشیاء به علل گوناگون به زمین می‌افتند و یا روی زمین می‌افتد اما دیگر کسی آنها را بر نمی‌دارد.
  •  بررسی انبارها و اتاقکها – این مکانها معمولا مملو از اشیای اضافی است.
  •  دیوارها و تابلوهای اعلانات- این محلها پر از اعلانات قدیمی و مطالبی که اهمیت خود را در طول زمان از دست داده‌اند.
  •  بررسی کناره حفاظها، نرده‌ها، دیوارهای بیرونی، اطراف ناودانها، خلاصی از دست اشیاء زائد و بازگرداندن زیبایی به محیط کار.

4- تعیین معیارها و موازین لازم برای تعیین علل نگهداری یا دور ریختن اشیاء . این مرحله شامل انجام مواردی از قبیل موارد زیر است :

• •  تهیه فهرست همه اشیاء غیر ضروری خارج شده از کارگاه
  •  تعیین مقدار (اندازه، وزن، حجم… ) اشیاء خارج شده
  • پاسخ به سؤالات زیر :
    • آیا اشیاء مورد نظر باید دور ریخته شوند؟
    •  آیا آنها را باید در انباری دورتر از محل فعلی ذخیره کرد؟
    •  آیا در جای دیگری به آنها نیاز داریم؟
    • آیا باید تعمیر شوند؟

تذکر : نکته مهم عبارتست از (تصمیم دقیق و اجرای قاطع آن)

5- انجام بازرسی و ارزیابی توسط مدیریت، ارائه پیشنهادهای اصلاحی

• • در این مرحله، مدیریت از کارگاه بازدید می‌کند، پیشرفت موجود را بررسی کرده و پیشنهادهای اصلاحی می‌دهد، بهتر است مدیریت، در هر کارگاه، حداقل یک یا دو قفسه را باز کرد، از فرد مسئول بخواهد که اشیاء را بیرون بیاورد و سپس برای برگرداندن وسایل به قفسه از وی توضیح بخواهد . اشیایی که دلیل قانع کننده‌ای برای بازگشت آنها وجود ندارد، نباید به محل اولیه بازگردند.

4- شناسایی و حذف علل ایجاد اقلام غیر ضروری

ابزار: نمودار استخوان ماهی

مثال:

• • تغییر در طرح تولید و فروش
  • سفارشات اضافی
  •  فقدان کنترل کیفی
  •  فقدان کنترل کمی
  •  انتخاب نادرست محل انبارها و روشهای ضعیف انبارداری
  •  سیستم نادرست ورود و خروج کالا
  • ماشینها و تجهیزات قدیمی و متروک
  • حمل و نقل نادرست
  • تولید اضافی

ب: ساماندهی روزانه

مراحل فوق در دستور کار روزانه کلیه کارکنان قرار می گیرد.

اصل 2- نظم و ترتیب در کارگاه

نظم و ترتیب یعنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب یا به ترتیب مطلوب به نحوی که بتوان به بهترین وجهی از آنها استفاده کرد . نظم و ترتیب ، روشی است برای یافتن و به کار بردن اشیاء مورد نیاز ، بدون اتلاف وقت در اثر جستجوهای بیهوده . با طراحی یک سیستم نظم و ترتیب سعی می‌شود هر چیز با توجه به کار کرد آن و با در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و معلوم قرار گیرد تا نیازی به جستجو و زیرورو کردن همه چیز نباشد .

قواعد اصلی به منظور تعیین کارکرد اشیاء جهت برقراری سیستم نظم و ترتیب به قرار زیر است :

•  اشیایی را که استفاده نمی‌کنیم ، دور می‌ریزیم.
•  اشیایی را که استفاده نمی‌کنیم اما ممکن است در آینده مورد استفاده قرار گیرند، در جایی دور از دسترس قرار می‌دهیم.
•  اشیایی را که به ندرت استفاده می‌کنیم ، در جایی دور از دسترس نگه می‌داریم.
•  اشیایی را که گهگاه استفاده می‌کنیم ، در محل کار قرار می‌دهیم.
•  اشیایی را که غالبا استفاده می‌کنیم ، در محل کار قرار می‌دهیم یا با خود حمل می‌کنیم.

هدف از نظم و ترتیب ، نهایتا در اختیار داشتن و دسترسی به اشیاء مورد نیاز در زمان ، مکان و به تعداد مورد نظر است برای دستیابی به هدف ، سوالات زیر در مورد هر یک از اشیاء باید پرسیده شود : چه چیز – چه وقت – چرا – چه کسی – چطور – کجا ، پنج(چ) و یک (ک).

گامهای اجرای تظم و ترتیب:

1-  شناسایی اقلام ضروری.

اقلام باقیمانده از مرحله ساماندهی هستند.

2-  تعیین تناوب استفاده و مقدار مورد نیاز.

ابزار: چک لیست شناسایی اقلام ضروری.

3-  تعیین مکان و نحوه چیدمان با توجه به بند قبل.

ابزار: مطابق هفت اصل نظم و ترتیب.

4-  نشانه گذاری جهت رعایت محلهای استقرار.

نکته: برچسب گذاری کامل در گام چهارم صورت خواهد گرفت.

هفت اصل نظم و ترتیب

1-   برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام  از روش اولین وارده – اولین صادره (FIFO) پیروی نمائید.

2-   برای هر یک از اقلام، مکان مشخصی در نظر بگیرید.

3-   کالاها و اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به طور سیستماتیک نشانه گذاری شود.

4-   اقلام و اشیاء را طوری قرار دهید که با صرف حداقل زمان ممکن، قابل دسترسی باشند.

5-   اقلام و اشیاء را طوری قرار دهید که به آسانی قابل دسترسی و استفاده باشد.

6-  ابزار و وسایل انحصاری و ویژه را از وسایل عادی مجزا نمایید.

7-   ابزار و وسایلی را که مرتبا مورد استفاده قرار می گیرد در نزدیکی کاربران قرار دهید.

اصل 3- پاکیزه سازی در کارگاه

پاکیزه سازی به معنای تمیز ساختن اشیاء است . پاکیزه سازی از دیدگاه عملیاتی به معنای دور ریختن زواید ، پاکیزه ساختن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی ، و به طور کلی عبارت از بازرسی کامل همه چیز است. هر چه دقت و سخت‌گیری بیشتری در پاکیزه سازی و مقررات مربوط به آن داشته باشید ، مشکلات و اشتباهات کمتری در امر کنترل کیفیت خواهید داشت. پاکیزه‌سازی، تنها به معنای تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست ، بلکه به همراه تمیز ساختن ، همه مکانها و اشیاء و دستگاهها مورد بازرسی و بازبینی وتحت کنترل قرار گرفته و اطلاع کاملی از وضعیت فعلی و نیازهای احتمالی آینده حاصل خواهد شد.

الف : پاکیزه سازی اولیه

1- انجام نظافت بزرگ

محدوده: در کف کارگاه، راهروها ، محیطهای عمومی و ماشین آلات و ابزارها و …

نکته: تغییرات اساسی در کف و سقف سالنهای تولیدی اگر در برنامه کارخانه باشد، بایستی قبل از پاکیزه سازی اولیه انجام گردد.

2- شناسایی و حذف علل آلودگیها

راه اصولی جلوگیری از آلودگی محیط این‌است که علل ایجاد آلودگی را یافته و از بین ببریم نه آنکه فقط با معلول و نتیجه دست و پنجه نرم کنیم.

علاوه بر استفاده از لیستهای کنترل ، لازم است مراحلی را در ردیابی و یافتن منشا آلودگیها اجرا کنیم .

برای ردیابی و یافتن علل آلودگیها دو نکته را باید بررسی کرد:

• • شناسایی آلودگی، محل و نوع آن.
  • جستجو برای یافتن علل آلودگیها.

مطابق جدول علل آلودگیها، ردیابی علمی آلودگیها مستلزم پرسیدن سؤالات زیر است :

• • آلودگی چیست؟
  • چرا آلودگی مسئله ساز است؟
  • وجود آلودگی تا چه میزان قابل اغماض است؟

برای پاسخ به سؤالات فوق لازم است فعالیتهای زیر انجام شود :

• • نوع آلودگیها را مشخص‌کنید (تهیه برچسبها بر روی محلهای آلوده، وضعیت، مقدار و …).
  • جدولهایی را برای تعیین دقیق آنها طراحی کنید.
  • طرح اجرایی مقابله با آلودگیها را تهیه کنید.

طرح اجرایی مقابله با آلودگیها شامل دو فعالیت عمده است :

• • جلوگیری از تجمع آلودگیها
  • جمع آوری و حذف
  • مطابق جدول حذف آلودگیها

ب: پاکیزه سازی روزانه و دوره ای

ابزار:

• تهیه و اجرای آیین نظافت
• لحاظ کردن پاکیزه سازی در سرویسهای روزانه و دوره ای ماشین آلات

اصل 4- استاندارد سازی در کارگاه

در استاندارد سازی ، سعی بر آن است که اولا با دیدار از اشیاء ، ماشین آلات ، محلها و افراد ، ‌ بر تولید ، کیفیت ، ایمنی و تقریبا هر چیز دیگر نظارت کامل اعمال شود . ثانیا سعی می‌شود که مقررات خاصی را برای اجرای فعالیتها و بازبینی‌ها و خصوصا سه مورد ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه‌سازی وضع و همواره اجرا شود تا امور در اسرع وقت و با دقت کامل انجام شوند .

هدف حفظ سطح نتایج حاصله از 3 گام نخست است بوسیله:

• استاندارد کردن مراحل

ابزار: تهیه آیین نامه‌ی اجرایی 5S

• استانداردسازی محیط کار

ابزار:  مدیریت دیداری

مثال: برچسب گذاری، تابلوها، علائم، خط کشیها

مدیریت رنگها

مدیریت رنگها عبارتست از انتخاب رنگهای معینی برای محیطهای مختلف و نیز طراحی برچسبهایی بارنگهای مختلف برای مشخص کردن ، دستگاههای حساس ، خراب ، ضروری ‌دارای اولویت و غیره.

مثال: استفاده از استاندارد JIS-Z 9102 استاندارد رنگ سیستم لوله کشی

• کنترل و نظارت بر اجرا

در انتهای هر گام 5S و به صورت دوره ای پس از استقرار نظام 5S ممیزی توسط کمیته ممیزین صورت می گیرد.

ابزار: چک لیست های ممیزی 5S

اصل 5- انضباط در کارگاه

انضباط به معنای آموزش افراد و آگاه کردن آنها از مقررات و ایجاد توانایی لازم برای انجام امور به طریقی مطلوب و مناسب در کارکنان کارگاه است . به عبارت دیگر ، انضباط به معنای ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است . اجرای دقیق مقررات به صورت یک فرهنگ در محیط کار امری الزامی است که برای دستیابی به آن می‌توان از گردهمائی‌ها ، تکرار شفاهی‌ جلسات کوتاه آموزشی روزانه با حضور فعال و کامل همه افراد استفاده کرد .

هدف حفظ و ارتقای نظام 5S است بوسیله‌ی:

• شکل‌گیری عادات و تغییرات فرهنگی
• آموزش مستمر و اثربخش
• ایجاد روحیه‌ی مشارکت
• ایجاد تعهد در کارکنان
• ایجاد رقابت بین کمیته‌های اجرایی
•  ایجاد انگیزش (مادی و معنوی)

نحوه‌ی ارتقاء

• طرحهای ارزیابی و تشویقی 5S را تهیه نمائید.
•  رقابتهای درون واحدی را برای حفظ و استمرار فعالیت‌ها سازماندهی کنید.
•  به گروهها و افرادی که تمرینهای 5S را بدرستی اجرا می‌‌کنند، بصورت مستمر جوائزی اهداء نمائید.
• بازدیدهای مطالعاتی از سایر شرکت‌های اجرا کننده 5S را انجام دهید تا با تبادل ایده‌ها و نقطه نظرات ، زمینه لازم برای کمک به اجرای اصلاحات فراهم شود.
•  رقابتهای درون شرکتی 5S را برای جلوگیری از بازگشت به عقب و ارتقاء بیشتر در دستور کار قرار دهید.

برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.