ساماندهی(SEIRI)
در نظام آراستگی محیط کار(5S)، یکی از مهمترین و بنیادی ترین اصول ، ساماندهی (SEIRI) است.
در این‌مرحله باید وسایل‌غیرضروری هر‌قسمت تعیین و آنها‌را از وسایل موردنیاز و ضروری جدا‌سازی کرد.
اگر به اطراف خود نگاه کنید به وسایلی بر می خورید که مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. لوازمی مانند الکتروموتور معیوب یا چرخ دنده ای که شکسته و مورد استفاده‌نیست. نقشه‌هایی که‌دیگر به‌کار‌ما نمی‌آیند و ماشین‌حسابی که مدتی‌است خراب‌است یا سی‌دی‌هایی که‌دیگر نیازی به‌آنها نداریم و داخل کشو یا روی‌میز رها‌شده‌اند.
شناسایی ، ساماندهی و جدا سازی اقلام غیر ضروری از اقلام ضروری در سازمان به عنوان اولین اصل در نظام آراستگی محیط کار شناخته می شود و به معنای جدا سازی اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور نمودن غیر لازم ها و غیر کاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض یا تصحیح نواقص و معایب می‌باشد.
هدف از اجرای این‌مرحله، شناسایی کلیه اشیاء، لوازم و اطلاعاتی است که مورد‌استفاده واقع‌نمی‌شوند و باعث بر‌هم‌ریختگی محیط‌کار هستند. این موارد باید دسته بندی شده و به طریقه مناسب، جمع آوری و دور ریخته‌شوند. با اجرای صحیح این‌اصل، وسایلی‌را که به‌آنها نیاز‌داریم مشخص‌شده و چگونگی سامان‌دادن به‌آنها طی مراحل‌بعدی صورت‌می‌گیرد.
آسیب شناسی این‌اصل عدم‌موفقیت در خالی‌کردن به‌موقع قرنطینه‌های اقلام غیرضروری به‌علت عدم‌حمایت مدیر‌ارشد است. همچنین عدم‌مشارکت کافی کارکنان و به‌تبع‌آن ایجاد ذهنیت منفی و بدبینی در‌کارکنان از آسیب‌های مهمی‌است که در‌این‌مرحله احتمال وقوع دارد.
ساماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه 5S سازماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیر‌ضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت‌اولویتها برای رهایی‌از غیر‌ضروریهاست.
نمونه هایی از اجرای این S در نظام آراستگی محیط کار را می توان به صورت زیر فهرست نمود:
• مشخص کردن اقلام غیرضروری توسط فرم “اقلام غیرضروری واحد”.
• تعیین محدوده‌ای از محل‌کار هر‌واحد به‌عنوان انبار‌موقت اقلام‌غیرضروری همان‌واحد و انتقال اقلام‌غیرضروری هر‌فرد به این‌قسمت.
• انتقال اقلام غیرضروری تمامی واحدها به اتاق بایگانی راکد ( اتاق اقلام غیرضروری).
• دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید ( جمع آوری و بایگانی مناسب روزنامه ها و صورتجلسات … ).
• مشخص‌کردن تمامی ملزومات‌اداری توسط فرم “اقلام موجودی‌واحد” . و طبقه‌بندی آن با‌توجه به اولویت استفاده از‌آن (لوازم اداری، لوازم التحریر ، اموال و …).
• مشخص کردن اقلام تعمیرپذیر توسط فرم ” اقلام تعمیرپذیر واحد” و انتقال اقلام تعمیرپذیر به واحد تعمیرات
• رفع عیوب و خرابیها (تعمیر ملزومات اداری , تجهیزات فنی و خودروهای مورد استفاده…).
• مبارزه با علل آلودگیها ( استفاده از دستگاههای تهویه مطبوع , ممنوع کردن کشیدن سیگار در محل کار، حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتی از ذخیره آب… ).
• بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی ( بسته بندی مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگیر در پنجره ها و درپوش برای فاضلابها… ).
• تمیز کردن محل کار ( شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده , نظافت در انبار، جمع آوری روغنهای مستعمل… ).
• جلوگیری از آلودگیهای کف سالنها (شستشوی منظم سالن تعمیرگاه، مشبک نمودن جایگاههایی که آلوده کننده هستند مثل تعویض روغنی و نقاشی… ).
• حذف آلودگیهای گرد و غبار ( استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن تعمیرگاهها، استغاده از فیلترهای صافی هوا… ).
• ساماندهی انبارها ( استفاده از سیستمهای نوین انبارداری… ).
بایگانی راکد اسناد:
به مجموعه ای از پرونده‌ها، زونکنها و اطلاعات بسته‌بندی شده‌ای اطلاق می‌گردد که در قسمت اقلام غیرضروری واحد، به‌طور کاملا” منظم و مرتب قرار‌گرفته است. و پس‌از مدت‌زمان مشخص‌شده در محل بایگانی راکد اسناد شرکت قرار‌می‌گیرد. فهرست این‌مدارک در فرم”اقلام موجودی واحدها” تعیین می‌شود.
اتاق بایگانی راکد (اتاق اقلام غیرضروری):
محلی جهت نگهداری (بایگانی) کلیه اسناد و مدارکی است که نیازمند نگهداری تا مدت‌معینی می‌باشند. بطوریکه بتوان به راحتی بازیافت شده و از نارسایی های احتمالی و اتلاف وقت جلوگیری شود.
در ساماندهی محیط کار باید با آموزش صحیح کارکنان شرکت از انباشته شدن وسایل غیرضروری در کارگاهها و دفاتر، کشوی میزها، کمدها و زوایای مخفی ماشین‌آلات می‌شود جلوگیری‌کرد.
با توجه به اینکه تصمیم‌گیری برای غیرضروری‌بودن برخی‌وسایل، ممکن‌است در حیطه اختیار مدیریت‌ارشد‌سازمان و یا مدیران رده‌بالاتر باشد. می‌توان فهرست‌هایی از این‌وسایل تهیه و پس‌از تکمیل، آنها‌را برای تصمیم‌گیری نهایی برای مدیر ارسال و سپس اقدامات‌لازم را دنبال‌کرد.
برخی از سازمانها روش خوبی برای مشخص کردن وسایل غیرضروری دارند. این سازمانها در ابتدای هر ماه، برچسب قرمز رنگی (Red Tag) روی وسایلی که غیرضروی به نظر می رسند می‌زنند و در صورت استفاده در طی ماه آن را بر می دارند. در پایان ماه اگر وسایلی باشند که برچسب‌آنها برداشته‌نشده‌باشد آن‌وسایل را به‌عنوان لوازم‌غیرضروری از لوازم ضروری جدا‌سازی می‌کنند.
جالب است بدانید امروزه در دنیا موضوعی به نام (Feng Shui) در آراستگی مطرح شده است که قدمت بسیار زیادی دارد و ریشه در فرهنگ کشور چین دارد. طبق اصول این‌روش، آثار و انرژی‌های حاصل‌از ایجاد انباشتگی‌ها و بی‌نظمی‌ها در محیط مورد‌بررسی قرار می‌گیرد.
بر‌اساس اصول فنگ‌شویی:
انسداد انرژی در هر محیط ناشی از سه عامل آلودگی فیزیکی، انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است که این موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.
برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.
بدون دیدگاه