دستورالعمل نظام آراستگی محیط کار(5S) در محیط اداری

1- هدف:

هدف از تدوین این دستورالعمل ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، استاندارد سازی و ایجاد انضباط در محیط اداری با استفاده از نظام آراستگی محیط کار(5S)  است.

2- دامنه کاربرد

این روش اجرایی در تمامی واحدهای اداری شرکت در سیستم مدیریت کیفیت نافذ است.

 3- تعاریف:

نظام آراستگی یا 5S : منظور از 5S  نظام ساماندهی محیط کار است که در طی 5 فاز ساماندهی، نظم و ترتیب، پاکیزگی، استاندارد سازی و انضباط می باشد.

• ساماندهی: شناسایی و جداسازی اقلام غیر ضروری از اقلام ضروری در سازمان به عنوان اولین اصل در ساماندهی محیط کار شناخته می شود و به معنای جدا کردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی از غیر آن و دور نمودن غیر لازم ها و غیرکاربردی ها از محیط کار و همچنین تعمیر،تعویض یا تصحیص نواقص و معایب می باشد.
• نظم و ترتیب: به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده.
• پاکیزه سازی: عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است.
• استانداردسازی: عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم و ترتیب ، پاکیزگی.
• انضباط: عبارت است از آموزش عادات و توانایی­هایی جهت انجام یک وظیفه خاص.

 4- شرح عملیات

1-4- رفع آلودگی

1-1-4-رفع آلودگی محیط

• می بایست تابلوی سر در اتاق ها هر ماه تمیز گردد.
• می بایست کف اتاق ها و محیط کار حداقل 3 بار در هفته جارو و یکبار در هفته از مواد کف شو برای نظافت اطاق ها استفاده گردد.
• راهروهای اصلی می بایست هر روز نظافت شوند.
• راهروهای اصلی می بایست هفته ای یکبار به وسیله ی مواد شوینده و ضدعفونی کننده نظافت گردند.
• لازم است در تمامی اطاق ها و راهروهای اصلی، سطل زباله بازیافت جهت ریختن زباله وجود داشته باشد.
• سطل های زباله در پایان هر روز باید تخلیه گردند.
• سطل های زباله نیز هفته ای یکبار شسته شوند.

 2-1-4- رفع آلودگی صوتی و تصویری:

• برای جلوگیری از آلودگی صوتی ، صدای زنگ تلفن ها تا آنجا که امکان دارد کم شود.
• از بکارگیری تعداد زیاد قاب، تصاویر، پوستر، نقشه، برچسب و یا آرم خودداری شود.

2-4- انجام حرکت همگانی برای پاکیزه سازی

• روز پاکیزگی باید در شرکت تعیین گردد.
• تمامی کارکنان باید در روز پاکیزگی حضور داشته باشند.
• بایستی هماهنگی لازم بین واحدها و افراد برای انجام پاکیزگی در روز پاکیزگی به وجود آید.
• در این روز بایستی تمامی واحدها و تجهیزات نظافت گردند.
• لازم است برای تمامی واحدها برنامه نظافت همگانی متناسب با آن واحد تهیه گردد.

 3-4- تعیین شرایط محیطی و نگهداری و پاکیزگی تجهیزات و وسایل اداری

• لازم است هر روز تمامی کارکنان نسبت به پاکیزه سازی کشوها و میزهای خود اقدامات لازم را انجام دهند.
• لازم است شرایط نگهداری هر یک از تجهیزات اداری از قبیل کامپیوترها، پرینترها و … تهیه و در کنار تمامی آنها نصب گردد.
• لازم است روش های نظافت هر یک از تجهیزات تعیین گردد.

 5-4- ایمنی

• در محل کار بایستی در محل های مناسب کپسول های آتش نشانی نصب گردد.
• کپسول های آتش نشانی می بایست در جایی و به نحوی قرار گیرند که براحتی در دسترس باشند و مانعی برای استفاده از آن ها وجود نداشته باشد.
• نحوه استفاده از کپسول های آتش نشانی بایستی به تمامی افراد شرکت آموزش داده شود .
• سیم برق، تلفن، کامپیوتر و … نبایستی در وضعیتی باشد که مانع رفت و آمد ایمن کارکنان شود.
• سیم های بلند برق، تلفن ، کامپیوتر بایستی جمع آوری شده و دور آن، بسته گردد.
• سیم کشی و کابل کشی محیط کار بایستی به گونه ای باشد که خطر برق گرفتگی برای کارکنان نداشته باشد.

6-4-دستورالعمل برای قفسه و کتابخانه :

• وجود قفسه مناسب جهت قرار دادن کتاب ها، جزوه و دستورالعمل ها ضروری است.
• کلیه بخش های کتابخانه ( بدنه- شیشه- قفل و …) باید سالم باشد.
• کلیه کتاب ها، کلاسور ها و پرونده ها باید در قفسه قرار گیرند.
• قرار دادن اشیای مختلف نظیر کارتن، بسته های کاغذ، وسایل پذیرایی و … در کتابخانه ممنوع است.
• کتاب ها، پرونده ها و زونکن ها باید الزاما به صورت عمودی در کتابخانه قرار داده شوند. قرار دادن وسایل روی هم ممنوع است.
• در صورت نگهداری پرونده ها در قفسه ، پرونده ها باید در زونکن های سه گوش نگهداری شوند.
• رعایت نظم و ترتیب در وسایل قرار داده شده الزامی است.

 7-4- وسایل اداری:

1-7-4- دستورالعمل میز کامپیوتر:

• میز کامپیوتر باید سالم و فاقد هر گونه ترک، شکستگی و یا … باشد.
• از گذاشتن کیس، پرینتر و … روی زمین خودداری گردد.
• از نصب هر گونه بر چسب و یا یادداشتهای روزانه روی کامپیوتر خودداری گردد.
• سیم های ارتباطی پشت کامپیوتر باید به وسیله لوله های خرطومی(سیم زیپ) و یا با بست مناسب جمع شده باشند.
• جهت نگهداری کاغذ های یک رو سفید از زونکن های سه گوش در کنار پرینتر و یا در محل مناسب استفاده گردد.

2-7-4- در نگهداری سی دی اصول زیر رعایت گردد:

• از جا سی دی مناسب جهت نگهداری سی دی ها استفاده گردد.
• سی دی ها باید از نظر محتوا دسته بندی شوند.
• سی دی های نگهداری شده باید بر چسب کذاری شوند.
• رعایت نظافت جهت کلیه ملزومات کامپیوتر وسیم های رابط آن الزامی است.

3-7-4-  میز اداری

وجود هر وسیله بر روی میزهای اداری به شرط داشتن شرایط زیر بلا مانع است:

• در طول زمان اداری حداقل دوبار مورد استفاده قرار گیرد.
• تکراری نباشد.
• بانظم و ترتیب چیده شده باشد که شامل همگون بودن اقلام نزدیک به هم و قرار گرفتن آنها در قسمت خاصی از گوشه میز نیز می باشد.
• ابزار کار فنی نباید روی میز اداری باشد.
• پس از پایان کار اداری به جز پرونده در دست اقدام پرونده دیگری نباید روی میز های اداری قرار گرفته شده باشد و بقیه پرونده های جاری باید داخل زونکن های سه گوش یا محل های تعیین شده منتقل شود.

4-7-4- کازیه

• باید با برچسب های : ورودی- خروجی و در دست اقدام لیبل گذاری شود.
• لیبل های مورد استفاده باید تایپ شده، یکسان و منظم باشند.

8-4- چیدمان

• اقلامی که مرتبا استفاده می شوند ( روزانه یا هفتگی) باید در محل کار و در دسترس نگهداری شوند.
• اقلامی که بعضا مورد استفاده قرار می گیرند (هر شش ماه یکبار) باید در محلی که از مرکزیت برخوردارند نگهداری شوند.
• اقلامی که استفاده نمی شوند و لیکن باید نگهداری شوند باید در اتاق بایگانی راکد ( اتاق اقلام غیر ضروری ) نگهداری شوند.

9-4- وظایف بخشهای مختلف

• مدیریت عالی ترین مقام سازمان می­باشد که لازم است با هدف هرچه بهتر انجام شدن توصیه­های 5اس، بالاترین مقام مسئول در نظارت و سیاست گذاری عملکردها باشد.
• چک فهرستهای تنظیم شده بر اساس هر قسمت نیز بصورت هر دو هفته یکبار توسط تیم ناظر تکمیل شده و به رؤیت مدیر خواهد رسید.
• از آنجا که پیشرفت و تحقق طرح در گرو همکاری کلیه کارکنان بوده و این امر در سایه آموزش ثمربخش محقق خواهد شد، بروشورهایی در این رابطه تهیه و بین کارکنان توزیع شود .
• شخصی به عنوان مسئول تبلیغات در جهت اطلاع رسانی و تشویق و ترغیب کارکنان به انجام دستورات 5s اقدام نماید. این فعالیت می تواند بصورت تهیه پوسترهای آموزشی و هشداردهنده و همچنین برگزاری مسابقه و یا انتخاب بهترین یاوران 5 اس جهت تشویق، صورت پذیرد.

5- مدارک مرتبط

5-1- روش اجرایی اقدام اصلاحی         

5-2- چک لیست های ممیزی 5S در محیط اداری

برای دانلود دستورالعمل نظام آراستگی در محیط اداری وجامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.