اقدامات لازم برای پیاده سازی 5S

اقدامات لازم برای  پیاده سازی 5S

گام نخست پیاده سازی 5S  –  تعریف مسولیتها :

در گام‌اول از اقدامات پیاده‌سازی 5S ، تعیین میشود که هر‌یک از‌مسئولیتها بر‌عهده کدام‌یک از بخشهای سازمان می‌باشد.

گام دوم پیاده سازی 5S  –  تشکیل کمیته 5S :

اعضای کمیته 5S به این صورت انتخاب میشوند : از هر‌بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل‌فعالیت خود می‌شود. و در ضمن یک‌نفر بعنوان دبیر‌کمیته مسئول انجام کارهای اداری می‌شود.

گام سوم پیاده سازی 5S    _ اجرا  :

این گام معمولا شامل پنج فاز می باشد.

فاز اول گام اجرای پیاده سازی 5S  :

در فاز اول هر‌فرد باتوجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیر ضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد میکند.
سپس کار تفکیک اقلام صورت میگیرد.قسمتی از محل‌کار (سوپر‌مارکت) بعنوان اقلام غیر‌ضروری تعیین میشود و اقلام تا تعیین‌تکلیف اقلام غیر‌ضروری(دور ریختن،تعمیر،فروش و…) در آن محل باقی می‌مانند.

فاز دوم گام اجرای پیاده سازی5S  : نظم وترتیب

پس‌از تعیین تکلیف اقلام ضروری و غیر‌ضروری، دسته‌بندی اقلام‌ضروری بر‌اساس ماهیت تواتر نیاز صورت‌می‌پذیرد.

در مرتب سازی و اجرای فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود :

•    برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام ، از روش FIFO استفاده گردد.( اولین وارده اولین صادره)
•    برای هریک از اقلام ، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.
•    کالا ها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسب گذاری شود.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن ، قابل دسترسی باشد.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که به آسانی قابل دسترسی باشد.
•    وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادی مجزا نگهداری شوند.
•    ابزار و وسایلی که مرتبا مورداستفاده قرار می گیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.   

همچنین فعالیتهای زیر برای اجرای کامل این فاز می بایست صورت پذیرد:

– در این‌مرحله کلیه کازیه‌های هر میزتوسط برچسبهای مخصوص مشخص‌شده و ترتیب قرار‌گرفتن نامه‌ها بر‌اساس تاریخ آن می‌باشد.
کلیه اتاقها مجهز به ساعت دیواری (حتی الامکان متحدالشکل) باشد.
– برای وسایل شخصی پرسنل مانند کیف ، چادر، کت و…در هر اتاق مکان مناسبی جهت نگهداری در نظرگرفته شود به طوریکه ایجاد مزاحمت برای سایر افراد ننماید.
– کلیه زونکن ها از نظر نظم و ساماندهی توسط برچسب مخصوص نامگذاری میشود.

فاز سوم گام اجرای پیاده سازی5S  : پاکیزه سازی

قبل‌از مرتب‌سازی و جایگذاری اقلام ابتدا می‌بایست نظافت اساسی و پاکیزه‌سازی اساسی در کل ساختمان صورت پذیرد. پس‌از انجام پاکیزه‌سازی کلی و قرارگرفتن اقلام بر سر جای خودپاکیزه‌سازی جزیی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.

پاکیزه سازی کلی
برای اجرای پاکیزه سازی کلی ، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی ، خرابی ، شکستگی ، نشتی ، فرسایش و…. شناسایی و اعلام میشود. مسوول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته پنج اس مشخص میشود.
فرد یا افراد مسوول اقدام به بازبینی از قسمتهای مختلف نموده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش می دهد. در جلسه کمیته پنج اس این گزارش بررسی و صورت جلسه ای جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص می گردد .
پاکیزه سازی جزیی و روزمره
گروه خدماتی ، به صورت روزمره اقدام به انجام فعالیتهای پاکیزه سازی  ( شامل : سرویس بهداشتی ، معابر لوازم اداری و کامپیوترها و … ) جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط می نمایند.

فاز چهارم گام اجرای پیاده سازی5S  : استاندارد سازی

• برای کلیه اتاقهای ساختمان کد‌گذاری یا شماره‌گذاری صورت‌گرفته و نام واحد یا اداره توسط تابلویی در بیرون‌اتاق و کد‌اتاق بر‌روی آن شناسایی می‌شود.

•    کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهای عمومی نصب میگردد.

•    برای هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره اتاقها برروی آن مشخص گردیده و در محلهای عمومی نصب میگردد.

•    کلیۀ موارد و پارامترهای در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبری به صورت مستند درآمده و درقالب دستورالعمل اجرایی پنج اس به کلیۀ واحدها ابلاغ می شود.

•    از علائم استاندارد برای علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ) ، تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع … ) استفاده می شود.

فاز پنجم گام اجرای پیاده سازی5S  : انضباط

ایجاد انضباط و نهادینه‌کردن آن در‌مجموعه از طریق آموزش شیوه‌های درست انجام‌کار به افراد و تمرین‌دادن آنان در این زمینه صورت می‌پذیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می‌پذیرد.

مشکلات اجرای 5S :

موانع و مشکلات اجرای نظام 5S که عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :

•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.

•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.

•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول5S و بلند مدت بودن اجرای آن.

•    ساده انگاشتن نظام 5S  و عدم بررسی عمیق آن.

•    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.

با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول 5S با کمک متخصصین و مشاورین تیم 5s-system بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می باشد.

مزایای اجرای نظام آراستگی 5S :

اقدامات لازم برای پیاده سازی 5S

•    جلوگیری از انباشته شدن ضایعات.

•    افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها.

•    استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار.

•    جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.

•    جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات و زوائد.

•    جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.

•    سهولت در رفت آمد لیفتراکهای دستی و لیفتراکها در محیط کار.
•    نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم.
•    جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.
•    پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار.
•    رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها.

•    ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر.

•    رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان.

•    کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز.

•    انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی.

•    آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار.

عوامل موفقیت اجرای نظام  5S

اقدامات لازم برای پیاده سازی 5S

برخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق نظام آراستگی 5S عبارتند از:

•    حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی 5S.

•    بستر سازی ، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه.

•    آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد‌ها و مکانیزم عملکرد در نظام 5 اس.

•    انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام 5S.

•    مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S.

•    تهیه دستورالعمل‌های اجرایی ، چک لیست‌های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای. برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی 5S.

•    تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی 5S.

•    تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد.

برای دانلود جامع ترین دستورالعمل ها، چک لیستها و فرمهای نظام آراستگی محیط کار(5S)، از جمله دستورالعمل های مجزای S1 تا S5 و … بصورت کامل اینجا کلیک کنید.